1. 退職願・退職届の提出
退職の意志をあらかじめ直属の上司へ口頭で伝え、会社の承諾を得られていることを確認できている状態で「退職願」は、退職日の1カ月前から遅くとも2週間前までに上司に直接渡しましょう。
書面は、パソコンでも手書きでも、どちらの書式でもOKですが、職場によっては決められた形式がある場合もあるので確認しましょう。
メモ
「退職願」は自己都合で退職する場合の呼称です。会社都合の退職の場合は「退職届」、役職のある方や公務員の退職の場合は「辞表」となります。
パソコンで作成する場合
パソコンで「退職願」を作成する場合のフォーマットを用意しました。ダウンロードし、提出日付・あなたの情報・退職企業情報を入力し、プリントアウト後、捺印の上ご使用ください。
手書きで作成する場合
手書きで「退職願」を作成する場合の見本をご用意しました。ご参考にしてください。
A4便箋(縦書き・シンプルな便箋)に、黒いペン(万年筆またはボールペン)で書きましょう。
※便箋の罫線あり・なし（無地）どちらでもOK
ココに注意
・自分の名前の下に認印（三文判はOK、シャチハタはNG）
・会社名は（株）、（有）など省略は不可
・どんな場合でも、退職理由は「一身上の都合で」
2. 業務の引継ぎ
引継ぎ業務をスムーズに行う事は後任者や会社への負担軽減はもちろん、自分自身の負担も軽くなります。引継ぎにおいて重要なポイントや、流れを押さえておきましょう。
引継ぎのスケジュールを作る
引継ぎは通常業務と並行して行わなければいけないため、きちんとスケジュールを立てて行動することが大切です。
遅くても退職日の3日前には全ての引継ぎが完了するように逆算してスケジュールを組みます。有給休暇を消費する方はそれも考慮したスケジュールを組みましょう。
引継ぎ資料・引継ぎマニュアルを作る
- 担当業務の目的や社内での位置づけ
- 業務全体の流れのフローチャートと守備範囲など
- 各段階の作業手順や要点、優先事項、注意点など
- 顧客企業や担当窓口の情報（取引概要、特徴なども付記）
- 顧客連絡先一覧（アドレス帳のほか名刺ファイルも整理）
- 業者企業や担当窓口の情報（取引概要、特徴なども付記）
- 業者連絡先一覧（アドレス帳のほか名刺ファイルも整理）
- 業務別・取引先別に起きやすいトラブルと対処法
- 社内資料や書類、帳票類などの保管場所について
- 決済・依頼項目別の問い合わせ先（社内関連部署、担当者など）
誰が見ても内容が理解できて、このマニュアルを見ながら作業をすれば、滞りなく業務が進むように、細かく丁寧に記載する。
後任者へレクチャー
もちろん、引継ぎ資料を作るだけではダメ！ 後任者の方としっかりコミュニケーションを取りながら業務を引継ぐことが重要です。
最低１週間くらいは一緒に働き、実際に引継ぐ業務を行ってもらい、わからないことは随時質問してもらいましょう。
3. 返却物・受け取るものの確認
名刺や入館証など会社支給の備品は、退職時に会社に返却する必要があります。また、会社が保管していて転職先に渡さなければいけない書類もあります。退職後に何度もやり取りしなくて済むように、今のうちにしっかりと確認しておきましょう。
退職する会社に返却するもの
・健康保険被保険者証
・身分証明書、社員章、名刺
・通勤定期券
・制服
・その他（社費で購入した書籍や事務用品など。業務で作成したプログラム、図面、フォーマットなどの資料）
退職する会社から受け取るもの
・離職票
・雇用保険被保険者証
・源泉徴収票
・年金手帳
4. 退職の挨拶
会社を辞める際は、お世話になった方々への挨拶が欠かせません。メールを送るタイミングや基本マナー、文章例などをご紹介します。
社内の方々への挨拶メール
社内の場合は、これまでの感謝を伝える「最後の挨拶」に近いものです。そのため「最終出勤日」に送るようにしましょう。もちろん、社内での慣習がある場合は、そちらを優先してください。
社内へのメール例文
件名：退職のご挨拶（山田）
本文：
○○事業部○○課の皆様、お疲れ様です。
このたび、一身上の都合により３月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。
在籍中はいたらぬ点もあったかと思いますが、お世話になりありがとうございました。
皆様から多くのことを学ばせていただき、感謝しております。
今後もこの会社で培った経験を活かしていきたいと思っております。
最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
社外の方々への挨拶メール
社外に挨拶メールを送る場合は、最終出社日から２～３週間前がベストです。後任者が引き継ぎをしやすいという事と、取引先に「仕事を計画的に進められる人」という印象を与えられ事が目的です。たとえ今の会社を辞めたとしても、人脈は一生続くもの。今後に悪影響を与えないようにするのが肝心です。
社外へのメール例文
件名：退職のご挨拶（××株式会社 山田）
本文：
株式会社○○○○ ●●様
いつも大変お世話になっております。××株式会社の山田です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により３月３１日を持って退社することになりました。
●●様にはこれまで何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶になりましたことお詫び申し上げます。
後任は同じ部署の◎◎が務めさせていただきます。
後日改めて◎◎がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。
最後になりましたが、貴社のご発展と●●様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
退職の挨拶はメールでも問題ありませんが、可能であれば直接伺う「挨拶周り」をしたほうがいいでしょう。
特にメインのクライアントや、付き合いが長い取引先だけでも直接挨拶をすることは、今後の円滑な関係のためにもプラスになります。